Деловое письмо деловая переписка. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма, если они только не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный - деловой стиль изложения. Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в деловых письмах излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т. Письма сопровождают материальные ценности и иные важные документы. И даже несмотря на наличие в современной жизни стационарного и мобильного телефонов, факса, электронной почты и Интернета, объем деловой переписки все равно ведется глобальный, даже в сравнительно маленькой фирме.

Из- за этого огромное количество отправляемых писем требует однотипного их составления, оформления. То есть требуется своеобразная унификация формы делового письма.

В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. И в этой ситуации нужно написать письмо-отказ. Казалось бы .

Если проанализировать современную деловую переписку между организациями и предприятиями, то выяснится интересный момент - большинство секретарей и работников, в чьи должностные обязанности входит составление и оформление деловых писем, не знают точно, какие реквизиты в нем должны присутствовать, как их правильно оформлять. Это затрудняет работу с письмами. Эксперты считают, что любое деловое письмо должно занимать по своему объему не более страницы. Ведь данные письма - это не художественная проза для чтения, эта сжатая информация, которая должна быть донесена до клиента либо партнера и побудить их к совершению определенных действий.

Текст делового письма не должен допускать двояких толкований. Ввиду юридической значимости писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов и иных нормативных актов в государстве. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний.

Примеры деловых писем на docdelo.ru. Образец письма-запроса>>. Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с 25.01.2015. Бланк письма в зависимости от учредительных документов. Прошу Вас организовать совещание по вопросам .

Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу. К примеру, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, который называется Zip- Cole (в переводе означает .

Типов и образцы соответствующих писем. Приглашаю Вас принять участие в совещании по вопросу.

В Америке из- за широкой автоматизации информационных процессов в управлении в век компьютеризации американское деловое письмо переживает . Самое лучшее, если в письме будут присутствовать достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а именно мосты. Также важно в деловом письме избегать вульгарности и запанибратства.

Существуют определенные ограничения, касающиеся стиля и языка делового письма. Если говорить в общих чертах, то идеальным письмом считается именно то, которое сочетает в себе радушие и достоинство. Такие письма сообщают получателю и адресатам чувство искренности и дружеского расположения написавшего это письмо (отправителя). Однако не стоит и злоупотреблять радушием в деловых письмах, что может привести к обратному эффекту, и читающий потеряет интерес к письму.

Вежливость и точность неотъемлемы в деловой корреспонденции и оформлении деловых писем, однако общий тон письма может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направленные важным государственным деятелям, прошения или заявления о приеме на работу должны иметь более официальный и уважительный тон, чем обычное деловое письмо. Каждое письмо преследует свою собственную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, которые давно потеряли всякий смысл. Таких выражений следует избегать, так как они, во- первых, устарели, во- вторых, нарушают четкость стиля.

Деловые письма чаще всего составляют от имени коллективного субъекта, так как обычно они несут в себя не волю одного человека, а интересы всей компании, фирмы, организации. Деловые письма пишутся на специальных бланках, которые должны соответствовать стандарту. Письма подготавливаются в двух экземплярах: один отсылается адресату, другой экземпляр остается в организации. Для подобных бланков установлен комплекс обязательных атрибутов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном, а не в хаотичном порядке. Бланк официального письма - это лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.

Таким образом, мы представляем себе, что деловое письмо состоит из самой рамки письма и внутри данной рамки располагается текст. Помимо текста, письмо должно содержать информацию об отправителе и получателе письма (адресате). Бланки могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов.

Бланки необходимо изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Как мы уже указали ранее, допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов РФ. Бумага для вашего делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее двух сантиметров, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки; текст печатается через полтора- два интервала; желательно избегать переноса слов.

Резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах; деловое письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах. На телеграфный запрос следует дать ответ в течение трех дней, на деловое письмо - в течение десяти дней; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что деловое письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 3. К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования: - точность и ясность изложения мыслей - короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы; - максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть; - грамотность; - корректность. Но все данные требования и правила мы подробнее рассмотрим далее. На бланках оформляются только постоянные реквизиты, переменные реквизиты добавляются уже при печатании делового письма. Оформление подобного бланка делового письма, которое соответствует всем техническим и эстетическим параметрам, позитивно влияет на восприятие его содержания.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (2. А5 (1. 48 x 2. 10 миллиметров). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 2. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением, которое будет указано нами ниже. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Реквизит 0. 1 (0. Реквизит 0. 3 допускается располагать на уровне реквизита 0.

Реквизиты 0. 8, 0. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 0.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 0. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 0.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 0. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа. Многие советуют верхнюю часть делового письма делать более насыщенной и интересной, а нижнюю более . Это положительно влияет на способности человеческих глаз. Наверное, по данной причине эмблемы и товарные знаки организаций, которые обычно яркие и интересные, располагают в самом начале (вверху) письма.

Стандарты на формуляры- образцы устанавливают форматы и размеры полей всех документов, которые входят в состав унифицированной системы документации, и, конечно же, требования к построению конструкционной сетки формуляра- образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документов, состоят из трех основных частей. Данные части располагаются в пределах четко разграниченных зон. Подобное построение документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его содержания и текста. Установление подобных стандартов на формуляры- образцы определяет и требования к бланку официального делового письма. Данное обстоятельство вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления. Все вышеперечисленное способствует: - организованности процесса централизованного изготовления бланков для деловых писем; - уменьшению стоимости машинописных работ; - сокращению затрат времени и сил на составление, написание и оформление писем; - облегчению поиска необходимой информации в тексте деловых писем; - внедрению вычислительной и иной техники при обработке писем.

Формуляр- образец помогает сконструировать документы любого уровня для управленческой и иной документации. Деловое письмо является документом более надежного и доступного носителя информации.

Виды служебных писем. КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя,  срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам.

Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию. Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения.

В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими. Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, такие письма подписываются руководителем организации. На практике встречаются письма с названием .

В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования. Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 1. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается. Письмо- сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких- либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо- сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо- просьбу или письмо- запрос. Как правило, письма- сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений. Письмо- сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: Сообщаем Вам, что. В зависимости от конкретной ситуации письма- извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Письмо- извещение может иметь приложения.

В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы. Письмо- извещение может быть одновременно письмом- приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом. Самоучитель Русского Языка Для Иностранцев тут. Письма- извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями. Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам. Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Для некоторых управленческих действий разработаны типовые формы сопроводительных писем (например, письмо Минфина России от 1. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др. В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т. Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты. Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 2. Предложение может быть направлено по инициативе организации- автора (продавца) или в ответ на письмо- запрос. Если письмо- предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации- авторе. Письмо- предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Ключевой фразой письма- предложения может быть: Предлагаем Вам. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем- просьб. Письмо- просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить: Просим Вас сообщить. В этом случае используются следующие языковые обороты: Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести .

Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких- либо прав, получения разрешений и т. Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов.

Например, требования к заявке определены постановлением Правительства Москвы от 2. Поскольку письмо- заявка – это фактически просьба выполнить какую- либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого- либо мероприятия и т.

Просим Вас включить в состав группы для участия в. Например, если составляется заявка на участие в каком- либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.

В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – гарантийная заявка. Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом.

Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что- то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации. Письмо- подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.

Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме- подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо- подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением. Ключевыми языковыми формулами этой разновидности писем являются: Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.

В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены. Ключевыми фразами в письмах- требованиях могут быть: Требуем выполнить взятые на себя обязательства. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма.

Фактически это разновидность коммерческого письма. Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения. Документы- приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

Письмо отказ, письмо отказ пример, письмо отказ образец 2. Январь 2. 01. 3. Евгений Неделин            Просмотров. КАК ГРАМОТНО НАПИСАТЬ ПИСЬМО ОТКАЗСегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо- отказ.

Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т. При всей разности деловых ситуаций написание письма- отказа связано с одинаковыми трудностями, когда: мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин); нам неприятно отвечать отказом; нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата. Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма- отказы.

Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно написать письмо- отказ. Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».

И вот тут- то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как- то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому.

А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения. Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества?

Рекомендации при написании писем- отказов. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма- отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе.

Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают. Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы.

Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать. Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно». Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты: 1) письмо- отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение): «Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!» «Уважаемая Наталья Константиновна!» 2) письмо- отказ  должно содержать благодарность за отклик на наше предложение: «Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».

Письмо- отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме- отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова). Письмо- отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился: «Предложенная Вами схема была очень интересна для нас . Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать: «Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что .

В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив: «Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий». А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо- отказ с использованием перечисленных выше компонентов: Письмо отказ. Инструменты корректности. Добрый день, Владимир! Персональная адресованность.

Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение! Благодарность за отклик на предложение. Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании.

Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено. Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты. Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту. Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено. Комплимент по поводу предложения. Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.

Комплимент по поводу предложения. Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество. Упоминание о возможных альтернативах. С уважением, Сергей Иванов. Начальник отдела закупок непроизводственных материалов.

ТОО «Технология» Уверена, что письма- отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем- отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально- затратной работой. ВОРОТЫНЦЕВА Тамара Леонидовна,директор по развитию  тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес- тренер,автор книги «E- mail переписка в бизнесе.

Пять правил успеха»Обратите внимание на тренинг по  Деловой e- mail переписке, который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге: Обратите внимание на тренинг. Деловая e- mail переписка.